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電話や頼まれごとで仕事が進まない!【自分とのアポで仕事の生産性を上げる方法】

マルチタスクで混乱

企画書作成など重要な仕事に取り組みたいのに、途中で電話に邪魔されたり上司から違う仕事を頼まれてなかなか進まないという悩みにお答えします。

仕事中、誰からも話しかけられず、電話も入らず、メールの問い合わせもなかったら、ものすごく仕事に集中できると思いませんか?

仮にこのような環境があれば仕事の生産性は高まるでしょう。しかし実際は1日誰からも何からも仕事の邪魔をされないということはあり得ないですよね。

でもちょっとした工夫で誰でもこのような環境を手に入れることができます。

自分とのアポイントメントを入れる

1日のすべてを邪魔されないようにするのは難しいかもしれませんが、1日数時間なら誰にでもそのような環境を作り出すことは可能です。

それは大事な仕事を取り組む時間帯をスケジュールに入れてしまうことです。

来客やミーティングがある場合、通常スケジュール表に書き込むと思います。そしていったん日時を設定したらよほどの理由がない限り変更しないと思います。

それと同じように、大事な仕事を取り組む時間帯をスケジュール表に入れたら、その予定を絶対に変更しないつもりで実行するようにします。

これは単なる1日の行動予定表とは異なります。行動予定表は外部要因により予定が変更になりがちです。

自分とのアポイントメントは外部のお客様と接するように、自分との時間を大切にするものです。

このやり方は特に同僚とスケジュール表を共有している場合は効果的です。この時間は邪魔してほしくないという印として予定表に書き込みます。たったこれだけのことであなたの生産性はグンと高まります。

スケジュールと公開することで、上司や同僚はよほど大事な要件でなければその時間帯、あなたに話しかけるのをやめるでしょう。

そしてあなた自身もスケジュールを公開している以上、その時間に集中して大事な仕事に取り掛かろうと意識が高まります。具体的に「〇〇企画書作成」などタスク名を書いておくとよりよいでしょう。

7つの習慣の4つの領域をもとにスケジュール表に書き込む

私の会社ではすべての人のスケジュール表が公開されて誰でも見ることができます。

私はできるだけ多くの時間を自分とのアポイントメントに使うように心がけています。7つの習慣の4つの領域の考え方を参考に、緊急度が高く重要度が高い時間帯を<1>、緊急度が低く重要度が高い時間帯を<2>と印をつけています。

7つの習慣では緊急度が低く重要度が高い第2領域が大事であると説いています。スケジュール表の中で<2>の時間帯が多くなるように心がけています。第2領域に費やす時間が増えれば増えるほど生産性が高まるはずです。

どうして電話を最優先してしまうのか?

とても大事な企画書を作成している時に電話がかかってきて、対応していたら集中力が切れてしまったというような経験はあなたにもあるのではないでしょうか。

企画書のアイディアが思い浮かばなくなり電話に対して恨めしく思ったこともあるかもしれません。

しかしどうして大事な仕事をしている最中に電話に出てしまうのでしょうか?

「いやいや、考えるまでもなく電話が鳴っていれば出るでしょ」と考えるのは短絡的です。

次の場面を想像すればわかります。

あなたは旅行代理店の窓口で旅行の予約をしている最中です。その時、代理店の電話が鳴りました。代理店のスタッフはあなたとの接客を中断し電話に出て話し始めました。

このような目にあったらあなたはどう感じますか? あなたより電話を優先する代理店スタッフに怒りを感じませんか? 優先順位がおかしいですよね?

実際はこのような対応をする代理店はありません。電話は無視して窓口対応に集中するはずです。

会社の仕事でも同じです。あなたがとても大事な仕事に取り掛かっているなら、電話よりも今取り掛かっている仕事を優先すべきではないでしょうか?

反射的に電話を取ってしまう行動を一度見直してみましょう。